Serveur de fichiers : NetExplorer est l’alternative idéale

Dans le monde du stockage de fichiers, beaucoup d’entreprises utilisent un serveur de fichiers interne ou un NAS. Parce que les données sont stockées en local, les professionnels se tournent souvent vers ces dispositifs, les pensant plus sûrs que le stockage en ligne. Si ces équipements ont des réels avantages, il y a toutefois plusieurs questions à se poser au niveau de la sécurité, de la praticité, de la flexibilité…

Serveur de fichiers et NAS : qui sont-ils ?

Un serveur de fichiers est un ordinateur dédié au stockage et à la sauvegarde des données. Il est mis en relation avec les postes internes à l’entreprise, et permet de partager les données entre les collaborateurs et de les stocker. Un NAS a les mêmes fonctionnalités, mais est présenté sous une forme différente : les disques durs, carte mère et système logiciel d’administration sont intégrés dans un même boitier. S’ils sont fortement plébiscités par les entreprises, leur utilisation pose plusieurs problématiques, et d’autres solutions plus performantes existent.

Serveur de fichiers : les points de réflexion

Les contraintes matérielles

Coût serveur de fichiersUn des principaux inconvénients du serveur de fichiers (ou du NAS) est le coût initial d’équipement. En effet, il représente un investissement important pour l’entreprise. En cause, les frais de matériel et de licences logicielles. De plus, un serveur de fichiers est caractérisé par une administration complexe, ce qui suppose le recours à un technicien. Là aussi, cela signifie des coûts supplémentaires, notamment pour des PME qui ne comptent pas d’informaticiens parmi leurs collaborateurs. Ce technicien peut être issu d’une nouvelle embauche, ou bien d’une sous-traitance à un prestataire externe. Pour une petite PME, comptez environ 2000€ d’achat en matériel équipé, et 300€ par mois pour une sauvegarde disante et un prestataire informatique.

En tant que fournisseur de solutions SaaS, NetExplorer vous fait bénéficier d’une solution prête à l’emploi et déployée dès la souscription. Elle est fournie clé en main, sans installation nécessaire et les mises à jour sont automatiques. De plus, elle vous permet d’ouvrir en aperçu des documents, sans avoir forcément le logiciel adéquat installé. Vous pouvez par exemple avoir l’aperçu d’un tableau Excel sur un appareil n’ayant pas le pack Office. Pratique lors des déplacements chez les clients où l’équipement informatique est parfois différent du vôtre ! En outre, NetExplorer vous permet d’avoir du sur-mesure : vous ne payez que ce que vous consommez. Vous choisissez l’espace de stockage dont vous avez besoin, et vous pouvez adapter cet espace à tous moments : flexibilité et élasticité garanties. En bref, NetExplorer vous évite des dépenses en matériel, en licences logicielles et en sur-équipement (acheter un serveur de fichiers permettant de stocker 1 To alors que vous n’avez que 200 Go de données).

La sauvegarde et la pérennité des données

Sauvegarde distante Comme dit précédemment, un serveur de fichiers ou un NAS servent à stocker les données et à les partager entre les différents collaborateurs. Mais comme un ordinateur simple, il sauvegarde vos données sur son disque dur local. Cela signifie que s’il tombe en panne, vous risquez de perdre l’intégralité de vos données. Pour remédier à ce problème, vous pouvez choisir de vous équiper avec un second serveur, sur lequel vous pourrez sauvegarder vos données. Mais cela suppose de doubler votre investissement matériel… Et quand bien même, si les locaux de votre entreprise subissent un dégât des eaux ou un incendie par exemples, vous perdez l’intégralité de vos données avec vos deux serveurs. Idem en cas de problèmes sur le réseau ou d’infection par des virus qui peuvent se propager sur l’ensemble des appareils connectés. Ces situations soulèvent la question de la pérennité de vos données. En cas de tels problèmes, la restauration de celles-ci est-elle possible ? Si oui, combien de temps va-t-elle prendre, et surtout combien d’argent cela va-t-il coûter ? Il faut bien avoir à l’esprit qu’en cas de panne majeure, il faut restaurer entièrement le serveur, et tout reinstaller. Sous réserve que votre technicien soit disponible, cela peut prendre 1 à 2 jours entiers. Pour certaines entreprises, la perte de données sensibles peut avoir des conséquences désastreuses, et notamment le dépôt de bilan. Il vous reste alors la solution de passer par un prestataire informatique pour externaliser vos données dans un Datacenter, grâce à un logiciel de backup. Le coût mensuel d’une telle solution est à ajouter dans le calcul de votre investissement dans un serveur de fichiers. Ce forfait dépend de votre équipement, du nombre de postes de votre entreprise, et de l’espace de stockage dont vous avez besoin.

Avec NetExplorer, vos données sont stockées dans un Datacenter situé en France, en région parisienne. Chaque jour, elles sont sauvegardées dans un second Datacenter, lui aussi situé en région parisienne, mais géographiquement distant. Dans un tiers des cas d’entreprises ayant perdu des données, la faute était une erreur de manipulation humaine. Ainsi, votre plateforme NetExplorer dispose d’une corbeille, où vous pouvez restaurer des documents supprimés par inadvertance, comme sur un PC ou un Mac. Mais nous allons encore plus loin, en cas de suppression définitive d’un document, d’un dossier, ou d’une plateforme toute entière, nous pouvons vous les restaurer jusqu’à 30 jours suivants la suppression.

L’accès distant sécurisé et le partage de fichiers

Accès distant sécuriséLe serveur de fichiers ou le NAS permettent d’accéder aux fichiers depuis plusieurs postes en interne, mais qu’en est-il de l’accès distant ? Est-il sécurisé ? Comment accéder aux fichiers depuis l’extérieur ? Et quand est-il de l’accès mobile ? Si un de vos collaborateurs souhaite accéder aux données en déplacement, chez un client par exemple, il devra obligatoirement avoir accès à Internet, et une très bonne connexion sous peine d’avoir un temps de téléchargement très long. En plus d’être contreproductive et contraignante, cette pratique peut comporter des risques de sécurité. En ce qui concerne l’accès mobile, il est tout simplement impossible. Tout comme l’accès hors-ligne aux documents.

Avec un serveur de fichiers, vos collaborateurs peuvent accéder aux données en interne, via les postes reliés au réseau. Mais comment cela se passe-t-il si votre entreprise dispose de plusieurs bureaux, ou d’autres sites à l’international ? Et bien le partage et l’accès aux données entre plusieurs sites est quasi impossible ou alors très coûteux. Le partage de fichiers externe, avec un client ou un fournisseur par exemple, est quant à lui impossible. Il ne vous reste que la solution d’envoyer les documents par email, pas très rapide… surtout en cas de fichiers volumineux !

Avec NetExplorer, vous accédez à vos documents depuis partout, simplement avec votre identifiant et votre mot de passe. Les données sont donc à la portée de tous les collaborateurs, où qu’ils soient sur le globe. Vous souhaitez partager vos documents avec vos clients ? Avec NetExplorer, vous pouvez créer un espace de partage avec ceux avec lesquels vous échangez le plus. Ils y accèdent alors en renseignant leurs identifiants et sont libres de faire les actions pour lesquelles vous leur avez octroyé des droits. La deuxième solution, pratique lorsque le partage de documents est ponctuel, est simplement de générer un lien sur le fichier, et de l’envoyer à votre correspondant. Il n’aura plus qu’à cliquer sur ce lien pour télécharger le fichier. Avec les options avancées, vous pouvez donner une date de validité au lien, exiger un mot de passe, et demander à recevoir un accusé de téléchargement. Grâce à NetExplorer, vous accédez à vos données depuis partout, et vous partagez facilement des documents volumineux.

Grâce à NetSync, le logiciel de synchronisation de NetExplorer, vous pouvez accéder à vos documents sans connexion Internet, en mode hors ligne. Ne soyez plus dépendant de la qualité du réseau et des problèmes de connectivité ! Enfin, avec NetExplorer Mobile, vous accédez à vos documents sur vos smartphones et tablettes depuis n’importe où ! Vos documents sont disponibles sans connexion là non plus, une révolution dans l’accès mobile aux documents !

Les fonctionnalités avancées :  traçabilité et confidentialité

Confidentialité et traçabilitéSans spécialiste en informatique, il est quasiment impossible de pouvoir prétendre à une traçabilité et une confidentialité optimale pour vos données. Le technicien, qu’il soit salarié de l’entreprise ou sous-traité, pourra configurer le serveur de fichiers de façon à ce que, par exemple, seul le service comptabilité ait accès au dossier « factures ». La démarche, laborieuse, doit être répétée dès la création d’un nouveau dossier. NetExplorer, avec ses fonctionnalités avancées, vous permet en tant qu’administrateur de gérer facilement les droits d’accès à chaque dossier et document, parmi 7 actions possibles (lire, modifier, ajouter, inviter des participants…). En quelques clics, décidez de qui à accès ou non à tel dossier, et sous quelles conditions. Vous disposez de plus d’une traçabilité totale des actions de chacun grâce aux journaux d’événements, qui retracent toutes les actions de chaque utilisateur. La timeline quant à elle, retrace la vie de chaque document : sachez en un coup d’oeil qui a consulté, modifié ou téléchargé le document, et remontez en un clic aux versions précédentes.

 Rétention des données et sécurité

NetExplorer assure la qualité de ses services grâce à un contrôle total de la solution, du développement à l’infrastructure d’hébergement. Ainsi, vous restez maître de vos données et pouvez les récupérer entièrement à tout moment. Enfin, la sécurité de vos données est le coeur de notre métier, c’est pourquoi elle est primordiale pour nous. Vous pouvez découvrir nos infrastructures et toutes nos garanties en matière de sécurité dans notre plaquette.

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NetExplorer vs serveur de fichiers

 

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NetExplorer 6.2 : l’expertise technique

Voilà maintenant une semaine que vous avez eu la surprise en vous connectant le matin au bureau de découvrir la nouvelle mise à jour de NetExplorer. Si certaines nouveautés sont flagrantes, d’autres le sont moins. Et pourtant, ces prouesses techniques, bien que discrètes, sont plus que primordiales pour améliorer votre expérience utilisateur sur NetExplorer 6.2…

Cette mise à jour 6.2 de NetExplorer apporte son lot de nouveautés. Dans cet article, nous les décrivons pour vous dans leurs moindres détails. Apprenez comment mieux gérer votre plateforme et la confidentialité de vos données grâce à toutes les options disponibles, et découvrez tout le travail technique de nos experts pour vous offrir le meilleur service possible.

Timeline

Timeline NetExplorer 6.2.

La Timeline est certainement l’ajout le plus intéressant, puisqu’il permet d’avoir un suivi par élément des actions effectuées sur celui-ci. Vous aurez probablement remarqué l’apparition d’informations telles que la géolocalisation des actions et le système d’exploitation utilisé par leurs auteurs. NetExplorer se base sur les informations qui sont déjà à sa disposition, notamment dans les journaux d’évènements (accessibles uniquement aux administrateurs). Cela renforce l’aspect collaboratif et offre un meilleur suivi des changements pour les utilisateurs.

La géolocalisation

La géolocalisation est réalisée à partir de l’adresse IP de l’utilisateur. La base de données que nous exploitons est capable de nous fournir un grand nombre d’informations sur la localisation et l’exploitant de l’adresse recherchée. Ainsi, nous pouvons la plupart du temps afficher la ville et le pays avec une assez grande précision. Il peut arriver que la base manque d’informations sur une IP, auquel cas la précision pourra être moindre ou la localisation pourrait ne pas se faire.

Détection du système d’exploitation et de la méthode d’accès

Autre point, la détection du système d’exploitation et de la méthode d’accès. Elle est réalisée à partir de l’User-Agent du navigateur ; c’est une information que celui-ci fournit de manière transparente aux serveurs auxquels il se connecte indiquant qui il est, quelle est la langue utilisée et sur quel système d’exploitation il est lancé. Nous pouvons ainsi déduire la méthode d’accès utilisée et afficher une icône personnalisée pour chacune d’elles.

La Timeline n’est pas le seul ajout de cette version. De nouvelles options ont été ajoutées dans la configuration de NetExplorer 6.2.

Configuration

Options avancées

  • L’option « organizations_groups » de l’onglet « Configuration » permet lors de la création des utilisateurs, de créer automatiquement un groupe du même nom que leur organisation. Cela facilite ainsi la gestion des droits d’accès :  vous pouvez par exemple autoriser l’accès à un dossier précis à tous les employés d’une entreprise, en donnant les droits seulement au groupe et non pas à chaque utilisateur. Lorsque plus tard, un nouvel utilisateur de cette entreprise est ajouté sur la plateforme, les droits d’accès seront déjà en place.
  • Dans la partie « Emails », l’option « alert_use_dlink » permet à un administrateur de forcer l’utilisation de liens directs pour télécharger les documents modifiés. Ces liens ne nécessitent pas d’authentification pour lancer le téléchargement, réduisant la traçabilité des actions effectuées. En désactivant l’option, les utilisateurs recevront de simples liens d’accès à la plateforme, où ils auront alors à s’authentifier pour accéder aux documents ; toutes les actions effectuées seront tracées de manière nominative.
  • L’option « always_allow_new_password » de la partie « Sécurité » permet aux utilisateurs n’ayant pas l’autorisation de modifier les informations de leur compte, de pouvoir quand même modifier leur mot de passe. Ils peuvent à présent réaliser cette opération sans l’intervention d’un administrateur.

Alertes emails : sécurité renforcée

Du côté des alertes emails, la sécurité a été renforcée. Dans les versions précédentes de la solution, des alertes pouvaient être créées pour des utilisateurs ne disposant d’aucun droit sur le dossier cible. Ils recevaient alors un email avec des liens de téléchargements directs, leur permettant de télécharger les documents malgré l’absence de droits.

La mise à jour 6.2 corrige cela et ne permet l’envoi d’alertes à un utilisateur que s’il dispose des droits suffisants pour lire et télécharger le document.

  • Dans le cas où il n’a que le droit de lire le document : il recevra un lien vers le dossier de la plateforme où il pourra faire un aperçu du document.
  • Avec le droit de télécharger en plus, il aura la possibilité de récupérer directement le fichier (avec ou sans authentification selon la configuration de la plateforme).

Droit d’accès : contrôle accru

Dernière modification, la notion de répertoire d’accueil a été retirée des fiches utilisateurs. Cette option n’avait de sens que jusqu’à la version 5 de NetExplorer, où le dossier d’accueil définissait le dossier affiché à la racine de la plateforme, bridant l’accès de l’utilisateur à une partie bien définie de celle-ci. Le problème de ce système était que les utilisateurs ne pouvaient plus avoir accès aux dossiers situés plus haut dans l’arborescence, même s’ils disposaient des droits d’accès suffisants.

La version 6 possède un système intelligent qui analyse les droits d’accès et récupère automatiquement tous les dossiers racines accessibles. C’est un casse-tête en moins pour les administrateurs qui peuvent alors définir des zones de partages en quelques clics. Combiné avec l’aperçu des droits d’accès, vous avez un contrôle total de l’accès à vos données.

 

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Infographie NetExplorer : les fonctionnalités les plus connues

 

Infographie NetExplorer : Les outils pour le partage de fichiers, le travail collaboratif et le stockage en ligne

Infographie NetExplorer

 

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NetExplorer 6.2 : vivez l’expérience utilisateur

NetExplorer 6.2 révolutionne l’expérience utilisateur : de la timeline à l’interface graphique, la nouvelle ergonomie de votre NetExplorer est encore plus intuitive ! Les administrateurs ont aussi leur lot de nouveautés, pour une gestion encore plus simple de votre plateforme.

Une administration simplifiée

Vous avez un grand nombre de collaborateurs et vous devez créer un compte utilisateur pour chacun d’entre eux ? Vous partagez et échangez régulièrement avec des personnes externes à votre entreprise ? Découvrez la toute nouvelle mise à jour NetExplorer 6.2 et profitez d’une plateforme plus intuitive, plus ergonomique, et plus design.

Avec NetExplorer 6.2, ajouter un utilisateur est maintenant beaucoup plus simple… et rapide ! Lorsque vous indiquez l’adresse email de votre utilisateur, NetExplorer détecte et renseigne automatiquement le prénom, le nom et l’organisation. Ces éléments peuvent bien entendu être modifiés manuellement si vous le souhaitez.

Autre nouveauté, NetExplorer crée automatiquement pour vous un groupe d’utilisateurs par nom d’organisation. Par exemple, si vous échangez souvent avec Pierre, commercial de « Ma Société », vous lui créez un compte utilisateur sur votre plateforme. Une fois son compte opérationnel, NetExplorer va créer un groupe « Ma Société ». Si à l’avenir vous ajoutez d’autres comptes utilisateurs pour des collaborateurs de « Ma Société », ceux-ci seront automatiquement insérés dans le groupe correspondant.

NetExplorer 6.2 nouvelle version

Une nouvelle expérience utilisateur

Si le dashboard administrateur est plus intuitif, la nouveauté la plus importante de la version 6.2 de NetExplorer est bel et bien la timeline ! Disponible pour chaque document, elle permet de retracer toute la vie du fichier, en un seul coup d’œil. Vous savez maintenant qui a annoté le document, quand, depuis où et via quel système d’exploitation. Vous pouvez y répondre facilement, et suivre le fil de la conversation intuitivement. Cette nouvelle timeline est également un outil de traçabilité hors pair : pour chaque document, vous savez qui a téléchargé le fichier, qui l’a partagé et combien de fois. Enfin, elle vous permet en un seul clic de remonter aux versions antérieures du document. C’est toute la vie du fichier que vous avez sous les yeux !

Timeline NetExplorer 6.2.

La toute nouvelle timeline de NetExplorer 6.2

Iconographie NetExplorer 6.2

Nouvelle iconographie

Enfin, NetExplorer vous présente ses nouvelles icônes, plus ergonomiques, plus lisibles et plus dynamiques !

Pour en savoir plus, contactez-nous.

Sécurisez vos mots de passe !

"password", "123456" ou encore "123456789" ont quelque chose en commun : ce sont les mots de passe les plus utilisés au monde. Un vrai bonheur pour les pirates qui n’ont qu’à tester les mots de passe les plus courants pour pirater vos comptes.

Espionnage de la NSA, photos de stars nues dérobées, vol de données… Le Cloud est souvent remis en cause pour ses failles de sécurité. Pourtant, certains fournisseurs qui ont fait de la sécurité leur coeur de métier offrent des garanties de protection très élevées. Dans certains cas, les hackers parviennent à leur but en piratant simplement les mots de passe des utilisateurs. Voici quelques conseils pour sécuriser vos mots de passe, que ce soit pour accéder à votre plateforme Cloud, ou tout autre compte en ligne.

 Stratégie de sécurité pour un mot de passe sûr

Construire un mot de passe difficilement crackable combine 2 caractères :

  • La longueur du mot de passe : plus il y a de caractères, plus un mot de passe est difficile à décrypter
  • Un niveau de sécurité élevé

Construire un mot de passe avec une accumulation de majuscules, de minuscules et de chiffres risque d’être très complexe pour vous, mais pas forcément pour les hackers. Pire, s’il est tellement farfelu que vous ne réussissez pas à l’apprendre, vous risquez de le noter sur votre téléphone ou sur un post-it que vous laisserez traîner sur votre bureau… Pas top niveau sécurité ! Pour vous illustrer tout ça, voici un exemple :

Niveau de sécurité mot de passe

Enfin, on ne saurait assez vous conseiller d’avoir un mot de passe différent pour chacun de vos comptes en ligne. Pour éviter d’en avoir trop à mémoriser, gardez une racine de base, et personnalisez-la pour chaque compte. Cela permet d’éviter qu’un pirate puisse avoir accès à toute votre vie virtuelle en ayant réussi à déchiffrer un seul de vos mots de passe. Dans la même logique, nous vous déconseillons d’utiliser un logiciel permettant de mémoriser pour vous tous vos mots de passe. Car il suffirait au hacker de n’en connaître qu’un seul, pour tous les obtenir. Vous pouvez tester votre mot de passe ici pour connaître son niveau de sécurité.

La sécurité chez NetExplorer

Indice de complexité du mot de passe

Parce que la sécurité de vos données est le coeur de notre métier, notre solution intègre un indice de complexité de mots de passe. Ainsi, lorsque vos utilisateurs choisiront le leur, ils devront avoir une indice de complexité élevé pour pouvoir l’enregistrer. Cet indice prend en compte la longueur du mot de passe, son niveau de sécurité, et s’il ne fait pas partie des 10 000 mots de passes les plus utilisés au monde (et donc… ceux qui sont testés en premier pour avoir accès à votre compte). Si l’on reprend l’exemple ci-dessus voilà ce que ça donne : le 1er mot de passe sera rejeté, tandis que le second sera validé !

Mot de passe

La double authentification

En plus de l’accès via identifiant et mot de passe, NetExplorer vous permet sur demande d’exiger un code à chaque connexion qui est délivré soit par SMS, soit par token. Ce code ne reste valable que très peu de temps, et vous permet de sécuriser encore plus vos données.

Pour en savoir plus, rendez vous sur notre site ou contactez nous au 05 61 61 20 10 ou par email. Vous pouvez également télécharger notre plaquette sur la sécurité de NetExplorer.