ICS Show : le rendez-vous international de l’innovation !

Les 16, 17 et 18 septembre prochains se tiendra l’ICS Show, au parc des expositions de Toulouse.

NetExplorer sera présent pour présenter sa solution de partage de fichiers, de travail collaboratif et de stockage en ligne pour les professionnels. Une occasion pour la société Toulousaine de prouver ses atouts face aux géants américains. 

L’Innovation Connecting Show (ICS Show) est le premier grand rendez-vous international de l’innovation et des tendances des marchés de demain. Véritable carrefour de rencontres entre sociétés, chercheurs et investisseurs, l’ICS Show offrira un tour du monde des innovations technologiques et d’usages.

Pourquoi venir à l’ICS Show ?

NetExplorer défendra ses atouts face aux géants américains à l’ICS Show

Avec les révélations récentes d’espionnage de données des divers fournisseurs de Cloud américains, NetExplorer compte bien présenter aux 20 000 visiteurs attendus sa solution Made In France. A l’inverse des géants américains, les datacenters de la société basée à Colomiers se situent tous en France, assurant une sécurité maximale à ses clients, et des données protégées par les lois françaises et européennes.

Tout l’équipe vous attend du 16 au 18 septembre 2014 au parc des expositions de Toulouse, au stand 3B 11 (Digital Place). 

BYOD : offrez plus de mobilité à vos collaborateurs

Le BYOD ou « Bring Your Own Device » est une pratique qui consiste à utiliser ses équipements personnels (téléphone, ordinateur portable, tablette) dans un contexte professionnel. Quels sont les risques du BYOD pour la protection des données ? Comment permettre à ses collaborateurs d’utiliser leur propre équipement ? Existe-t-il des alternatives moins risquées mais qui offrent tout autant de mobilité que le BYOD ?

Les entreprises sont davantage prêtes à investir dans le Cloud Computing qu’à recruter en 2015.

C’est le constat du rapport « State of It » de Spiceworks, issu d’un sondage mené en mai 2014 auprès de 1121 professionnels, dont 698 en Amérique du Nord, et 423 dans la région Europe, Moyen-Orient et Afrique (région EMOA).

Etude sur le BYOD

Dans la région EMOA, 56% des entreprises, toutes tailles confondues, ont déjà adopté le Cloud :

  • 68% de moins de 19 collaborateurs
  • 61% entre 20 et 99 collaborateurs
  • 66% entre 100 et 249 collaborateurs
  • 50% entre 250 et 499 collaborateurs
  • 53% de plus de 500 collaborateurs

L’ère de la dématérialisation est donc a son apogée, tout comme celle de la mobilité. Le Cloud est une des premières solutions, mais s’il suppose l’accès mobile aux documents, encore faut-il que les collaborateurs aient les supports et équipements nécessaires pour en bénéficier, et ce sans risque pour la sécurité et la confidentialité des documents professionnels. Inaccessibles au commun des mortels lors de leur sortie, les smartphones ont désormais envahi la planète, suivis de près par les tablettes et autres notebooks.

Mieux équipés, les salariés ont aujourd’hui jusqu’à 4 appareils ! Devenus mobiles dans leur vie privée (consultation des emails personnels via leur smartphone, visionnage de films sur leur tablette dans les transports), ils veulent plus que jamais l’être également dans leur vie professionnelle.

 BYOD : les entreprises sont de plus en plus nombreuses à le plébisciter.

BYOD

Toujours selon l’étude de Spiceworks, 65% des entreprises de la zone Europe, Moyen-Orient et Afrique soutiennent le BYOD. Et quoi de plus logique : si elles ne le font pas, elles le subiront… à leur insu ! Une autre étude, celle du cabinet Vanson Bourne pour VMware, révèle que 30% des salariés français reconnaissent consulter et modifier des documents professionnels sur leurs propres mobile et tablette. Pire, plus d’un tiers (37%) des employés envisagerait de quitter leur entreprise s’ils n’ont pas la permission d’utiliser un appareil mobile pour travailler. Si vous ne l’avez pas déjà fait, il est donc plus que temps de se pencher sur cette nouvelle façon de travailler.

BYOD : qu’est ce que c’est ?

BYODBring Your Own Device, en français « Apportez votre propre équipement », est une pratique de plus en plus prisée par les entreprises, et qui permet aux salariés de travailler avec leurs propres appareils mobiles (smartphone, tablette, ordinateur portable…). S’il séduit de plus en plus d’entreprises, il n’en ai pas moins plébiscité par les salariés : travailler de chez soi, utiliser un appareil dont on connaît toutes les fonctionnalités, et jongler entre vie privée et vie professionnelle du bout des doigts est une réelle source de motivation ! Et qui dit motivé… dit productif. Grâce au BYOD, les salariés gagneraient jusqu’à 2h de productivité par jour, soit 460 heures par an.

Rendre ses salariés mobiles, les motiver, devenir une entreprise où il fait bon travailler, et les rendre plus productifs sont quelques avantages du BYOD. On pourrait également citer l’aspect financier, car il permet effectivement de réduire les coûts en équipement matériel, puisque ce sont les salariés qui les « amènent » dans l’entreprise. Toutefois, il faut prendre cet argument avec  un certain recul, car il n’est pas le plus déterminant ! Moins de dépenses en termes de maintenance (elle est alors gérée par le salarié) certes, mais d’autres coûts sont à prévoir  : mettre en place une politique BYOD dans son entreprise sans risques en matière de sécurité et de confidentialité demande beaucoup de temps. Il faut élaborer une charte informatique, installer des logiciels de sécurité, augmenter son débit Internet et la qualité de ses relais Wifi (et oui, les salariés ont jusqu’à 4 appareils personnels qu’ils connectent au bureau !).

Etant donné que le BYOD implique que les salariés utilisent leurs propres appareils, ils font d’eux les principaux acteurs de cette nouvelle façon de travailler. Ils manipulent les données de l’entreprise en toute mobilité, ce qui suppose bien évidemment qu’ils les « apportent » hors des murs de celle-ci. Assurer la sécurité de ces données nécessite donc de mettre au point une politique adéquate.

Une politique de sécurité adéquate pour bénéficier des avantages du BYOD.

Qui pourra utiliser le BYOD. Dans un 1er temps, vous devez déterminer à qui est-ce que vous allez autoriser l’utilisation du BYOD. Allez-vous l’étendre à l’ensemble de vos collaborateurs ? A certains métiers ? Oui bien le réserverez-vous aux cadres, voire à seulement quelques dirigeants ?

Quels appareils seront acceptés. Après avoir choisi QUI aura accès au BYOD, vous devez  maintenant déterminer COMMENT ils le pourront. Pour cela, dresser une liste d’appareils autorisés est la meilleure solution. Elle vous permettra de garder un contrôle sur les types d’appareils utilisés (puissance, caractéristiques, fonctionnalités…) et de vous assurer qu’ils seront compatibles avec les logiciels et applications que vous fournirez à vos collaborateurs.

Quelles applications fournir.  Maintenant que vous savez qui pourra user du BYOD et avec quels équipements, votre horizon est dégagé pour choisir quelles applications seront autorisées pour manipuler les données de l’entreprise. Pour ce faire, gardez à l’esprit qu’elles seront différentes par métiers/fonctions : un commercial, qui utilisera plutôt un smartphone et une tablette aura besoin d’un tableur et d’un logiciel de CRM, alors qu’un graphiste travaille sur des logiciels de PAO via un ordinateur portable puissant. Nous vous conseillons dans tous les cas de proposer un choix assez large d’applications et de logiciels, car il serait paradoxal d’autoriser le BYOD sans que les collaborateurs puissent avoir un minimum de liberté. Avoir un panel suffisant préviendra de plus que ces derniers manipulent les données de votre entreprise via les applications qu’ils utilisent pour leur vie personnelle, notamment pour le stockage de fichier en ligne.

S’appuyer sur les compétences de l’ensemble de l’entreprise. Lors de l’élaboration de votre politique BYOD, pensez à consulter la DRH tout comme la DSI, car chacun aura un regard différent sur celle-ci. Les ressources humaines vous conseillerons sur la distinction entre données personnelles et professionnelles ou encore l’évaluation du temps de travail. La DSI quant à elle sera la plus à même de mettre en place une charte de sécurité, et de choisir des applications efficaces.

Revoir son infrastructure réseau. Comme dit précédemment, autoriser le BYOD signifie plus d’appareils connectés sur le réseau de l’entreprise. Pour impliquer les salariés, prévoyez l’augmentation de l’utilisation de votre réseau, le BYOD ne fonctionnera pas si les débits ne sont pas assez bons !

Sécuriser les données de l’entreprise.  La principale critique adressée au BYOD est son manque de garanties en matière de sécurité des données. Pourtant, en respectant bien la démarche pour créer une politique de sécurité adéquate, vous pouvez offrir une mobilité totale à vos salariés, en vous assurant de la sécurité des données de votre entreprise. Savoir qui utilisera le BYOD, via quels appareils et avec quelles applications (étapes 1, 2 et 3) est primordial et constitue le premier pilier de votre politique de sécurité. Mais cela ne suffit pas, d’autres éléments sont à mettre en place.

  • Avoir une gestion des terminaux mobiles efficace : des logiciels vous permettent d’installer des applications, de les mettre à jour et de les supprimer à distance. D’autres vont plus loin et vous offre la possibilité de géolocaliser et de bloquer les appareils, à distance également. Attention à ce dernier point, car avec le BYOD, on parle des appareils personnels du salarié, celui-ci risque de ne pas apprécier de pouvoir être géolocalisé dans sa vie personnelle. A contrario, pouvoir bloquer les appareils à distance est plus que recommandé, notamment en cas de vol des terminaux mobiles.
  • Choisir des applications avec un haut niveau de sécurité : demande de mot de passe à chaque ouverture, réinitialisation à distance, chiffrement des données…
  • Anticiper le départ des salariés : comme chaque jour réserve son lot de surprises, prévoyez la marche à suivre si un de vos salariés démissionne ou est licencié. Vous devrez pouvoir récupérer l’ensemble des données sur ses appareils, et les supprimer.

Communiquer sur le BYOD et impliquer vos collaborateurs. Tous les collaborateurs ne sont pas forcément au courant des risques liés à l’utilisation de données professionnelles via des appareils peu/pas sécurisés. Vous devrez donc leur expliquer clairement les avantages du BYOD, mais aussi les enjeux et les risques encourus s’ils ne respectent pas une certaine rigueur dans la manipulation de ces documents. Pour se faire, établissez une charte informatique, en détaillant bien tous les points de la politique de sécurité. De plus, comme les appareils, les technologies et les logiciels évoluent très vite, informez régulièrement vos collaborateurs de ces changements. Enfin, ils sont les acteurs principaux du BYOD, impliquez-les ! Plus ils seront satisfaits d’avoir autant de choix et de mobilité, plus ils respecteront les directives en matière de sécurité.

Les alternatives au BYOD : le CYOD et le COPE.

BYOD CYOD COPE

Si le concept du BYOD vous intéresse mais que vous n’êtes pas encore tout à fait convaincu, voici deux alternatives, moins risquées quant au conflit données personnelles/données professionnelles et du point de vue de la sécurité. Dans les deux cas, l’entreprise propose au salarié de choisir un ou plusieurs appareils parmi une liste qu’elle aura préalablement établie. Elle aura ainsi plus d’emprise et de contrôle sur l’utilisation des terminaux mobiles.

  • Le CYOD ou « Choose your own device » : ici, l’équipement est offert au salarié.
  • Le COPE ou « Corportate owned, personally enabled » : dans ce cas de figure, les appareils restent la propriété de l’entreprise mais les collaborateurs peuvent aussi l’utiliser dans leur vie personnelle.

Un inconvénient majeur à ces pratiques : le coût. C’est pourquoi dans la plupart des cas, seuls les dirigeants et les cadres en bénéficient.

NetExplorer : plus de mobilité pour mes collaborateurs, en toute sécurité.

NetExplorer et le BYOD

Avec NetExplorer, permettez à vos salariés d’accéder à leurs documents professionnels en toute mobilité et de façon ultra-sécurisée.

  • Accès aux documents 100% mobile : via smartphone, tablette, ordinateur portable depuis n’importe quel navigateur Internet ou depuis l’application NetExplorer disponible sur l’AppStore et Google Play.
  • Accès aux documents hors-ligne : vos collaborateurs pourront accéder à leurs documents stockés sur NetExplorer, même sans connexion Internet.
  • Suppression de comptes et des données à distance : avec NetExplorer, vous pouvez supprimer des comptes utilisateurs et toutes les données stockées dessus à distance.
  • Accès sécurisé via terminaux mobiles :
    • Chiffrement de l’ensemble des données stockées par NetExplorer sur l’appareil.
    • Protection de l’application par code pin à 4 chiffres : dès que votre collaborateur (ré)ouvrira l’application, il devra saisir son code à 4 chiffres. cela permet d’éviter l’accès aux données de votre entreprise par une personne tierce, notamment en cas de vol de l’appareil, et même si ce dernier n’a pas de système de verrouillage global (on retrouve fréquemment ce principe de code pin dans les applications bancaires pour la consultation des comptes en ligne).
  • Limiter l’accès mobile à NetExplorer aux appareils de votre choix : vous pouvez paramétrer l’accès de vos collaborateurs à NetExplorer à seulement quelques appareils autorisés, via leur adresse IP.
  • Choisir les plages horaires de connexion : NetExplorer vous permet de choisir quand est-ce que vos collaborateurs peuvent accéder à leurs données professionnelles (du lundi au vendredi, de 8h à 18h par exemple).

Pour en savoir plus, n’hésitez à pas à nous contacter.

NetExplorer Construction : la solution de gestion documentaire pour les professionnels du BTP

Projet de construction : la solution NetExplorer

La gestion documentaire de votre projet de construction n’a jamais été aussi simple.

Un projet de construction : des besoins spécifiques

Un chantier regroupe un grand nombre d’acteurs (promoteurs, maître d’oeuvre, maître d’ouvrage, constructeur, bureau d’études, collectivités…) qui sont tous en relation les uns avec les autres. La multiplicité des intervenants et leurs nombreux échanges peuvent être un frein à l’avancement du projet de construction : difficultés pour joindre un correspondant, retard d’exécution des tâches, perte de plans, documents trop volumineux pour être envoyés par email, manque de mobilité…

Pensée pour les professionnels du bâtiment, NetExplorer Construction répond à leurs attentes

  • Plans, images, rapports… Vous avez besoin d’envoyer des gros fichiers ? Pas de problème, notre solution vous permet le transfert de documents volumineux, sans aucune limite de taille ou de format (dwg, jpeg, pdf…).
  • Votre projet de construction rassemble beaucoup d’intervenants ? Améliorez leur collaboration ! Donnez accès aux différentes parties prenantes (architectes, plomberie, promoteurs…) à une plateforme de partage qui centralise l’ensemble des documents du projet, et qui permet le partage de fichiers.
  • Vous vous rendez souvent sur le lieu du chantier ? NetExplorer Construction vous offre une mobilité totale ! Grâce à sa boîte à plans, accédez à tous vos documents d’où vous voulez, quand vous le voulez et sur n’importe quel support (ordinateur, smartphone, ou tablette).

Des fonctionnalités avancées pour optimiser l’avancée du projet

  • Personnalisez entièrement votre plateforme ! Vous pouvez dédier une plateforme par projet, ou une plateforme centrale pour l’ensemble de vos chantiers. Dans les deux cas, intégrez vos logos et vos couleurs pour fédérer l’ensemble des utilisateurs !
  • Suivez l’avancement de votre projet de construction grâce à divers outils collaboratifs comme un historique complet de chaque action par fichier/dossier, un système d’annotations de documents tel des post-it, ou un verrouillage d’accès pour éviter que deux personnes ne modifient un plan simultanément.
  • Grâce à votre nouvelle boîte à plans virtuelle, vous pouvez gérer votre projet de construction de A à Z : classez vos utilisateurs par groupes pour recréer chaque entité (architecte, bureau d’études, constructeur…) et modulez leurs droits d’accès, informez les automatiquement via des notifications et des alertes e-mails, et suivez l’avancement du projet via les journaux d’événements.

Enfin une solution clé en main qui vous permet de centraliser l’ensemble des intervenants d’un projet !

Pour en savoir plus, rendez-vous sur notre site et découvrez toutes les fonctionnalités de NetExplorer Construction.

Vous pouvez aussi nous contacter par téléphone au 05 61 61 20 10, ou par mail.

L’Union Européenne réforme la protection des données personnelles

Suite aux scandales d’espionnage des données personnelles stockées par les géants américains du Cloud, aussi bien dans qu’en dehors du territoire des Etats-Unis, l’Union Européenne devrait avoir bouclé une réforme d’ici la fin de l’année.

Le Parlement Européen a validé l’harmonisation, telle que préconisée par la Commission Européenne, des règles de protection des données dans tous les Etats membres. Cette nouvelle règlementation sera appliquée à l’ensemble des organisations, et permettra de mieux protéger les données personnelles des quelques 500 millions de citoyens de l’UE. Les acteurs du public comme du privé sont concernés, d’autant plus que cette réforme ne laissera pas envisageable la non-conformité : les pénalités applicables pourront en effet aller jusqu’à 100 millions d’euros, ou 5% du chiffre d’affaires annuel (le montant le plus élevé sera retenu).

l'Union Européenne réforme la protections des données personnelles

Infographie des résultats de l’étude commandée par Trend Micro

Les points clés de la réforme

  • Le caractère d’unicité :
    • Cette idée est simple à résumer : un continent, une loi. Les nouvelles dispositions règlementaires seront donc communes à l’ensemble des pays membres, et remplaceront la multitude des lois nationales sur la protection de données.
    • Plus qu’une seule autorité avec qui traiter, plutôt qu’une autorité différente pour chaque pays
    • Les entreprises non européennes devront se conformer à la nouvelle réforme, dans le cadre de leurs activités avec des entreprises de l’UE ou si elles gèrent des données de citoyens européens.
  • Le droit à l’oubli : grâce à ce nouveau cadre législatif, les citoyens européens bénéficieront du droit à l’oubli (les entreprises seront obligées de supprimer les données personnelles, sauf en cas de raison légitime). L’accès aux données pour les citoyens sera facilité, afin qu’ils puissent les transférer aisément d’une entreprise à l’autre. Ce droit devrait assurer une meilleure réversibilité des données.
  • Les citoyens européens seront plus informés : les entreprises seront tenues d’obtenir leur aval explicite avant de pouvoir manipuler et utiliser leurs données. Le consentement ne pourra donc plus être présupposé. A noter également, les entreprises devront informer les utilisateurs européens de toute fuite, détournement, perte ou piratage de données susceptibles de les affecter.

Les entreprises ne se préparent pas assez

Une étude réalisée par le cabinet Vanson Bourne sur la commande de Trend Micro révèle en effet que peu d’entreprises anticipent cette nouvelle règlementation. Elle a été menée auprès de 850 responsables informatiques au cours du mois d’avril dernier, répartis comme suit : 250 personnes au Royaume-Uni, 100 en France, et dans les autres pays ci-contre. Il ressort des résultats de cette enquête une méconnaissance de la nouvelle règlementation de la part des entreprises :

  • 15% des entreprises répondantes ignorent devoir respecter une quelconque législation en matière de protection des données
  • près de la moitié des répondants ne connaissent pas les pénalités et amendes qui peuvent leur être infligées
  • et pour ceux qui connaissent leur existence, ils sont tout de même 38% à en ignorer le montant
  • seulement 13% des entreprises interrogées estiment avoir une « très bonne » compréhension de la nouvelle réforme

Planifier l’impact de la nouvelle réforme, pour une conformité totale

Mettre aux normes son système actuel selon des dispositions règlementaires qui ne sont pas encore ratifiées peut paraître précipité. Pourtant, si la date de ratification n’est pas encore connue, les entreprises pourraient bien être tenues de s’y conformer dès le début de l’année prochaine. En outre, il semble peu probable, compte tenu des scandales de vol et d’espionnage des données, que l’Union Européenne fasse marche arrière. Evaluer son système actuel et planifier des actions correctives pourraient n’être que bénéfiques pour les entreprises européennes. Cela peut passer par des investissements dans la sécurité informatique de leur système, une formation plus important des collaborateurs sur la protection des données, ou encore une assurance professionnelle plus fournie en cas de piratage.

A prendre aussi en considération : les entreprises traitant les données de plus de 5000 personnes seront tenues de nommer un délégué dédié à la sécurité des données.

Nos conseils en tant qu’experts

Il est primordial pour les entreprises qui manipulent des données personnelles de leurs clients de se tourner vers des prestataires de confiance. Si elles stockent ces informations dans le Cloud, nous leur conseillons vivement de vérifier si leur prestataire actuel les héberge en Union Européenne, voire en France, mais aussi de s’assurer qu’il soit lui même européen (ou français), comme c’est le cas avec NetExplorer. Dans un second temps, vous devez également établir un cahier des charges en matière de sécurité des données de vos clients (chiffrement des données, architecture en Cloud privé ; sauvegarde quotidienne ; tests d’intrusion ; politique de sécurité réseau, applicative et physique…). Enfin, le meilleur moyen de pouvoir se mettre en conformité reste tout simplement de s’informer sur ces nouvelles dispositions règlementaires.

La sécurité de vos données est le coeur de notre métier. Pour en savoir plus sur nos garanties, nous vous invitons à télécharger notre plaquette. Vous pouvez également nous contacter, pour plus d’informations.

Comment mettre en place une base de données unique ?

BDU / BDES : quelles questions se poser pour choisir LA bonne solution ?

Obligatoire depuis le 14 juin dernier, la base de données unique est encore très peu mise en place dans les entreprises. Voici un article qui devrait aiguiller bon nombre de DRH…

La base de données économiques et sociales unique (ou BDU/BDES) est obligatoire depuis le 14 juin 2014 dans les entreprises de plus de 300 salariés, et le sera le 14 juin 2015 pour celles de plus de 50 salariés. Introduite par l’ANI et la loi de sécurisation de l’emploi, elle doit servir de base documentaire et de diffusion d’informations envers les représentants du personnel (CE, CHSCT, délégués syndicaux).

Si le texte de loi liste les documents et les rubriques qui doivent être présents dans la BDU, ainsi que les personnes qui doivent y avoir accès, il reste flou quant à la mise en place « physique » de la base de données unique. En outre, la multitude d’offres sponsorisées apparaissant sur les recherches Internet, provenant de sociétés plus ou moins spécialisées dans la gestion documentaires, et à des tarifs allant d’un extrême à l’autre, accentuent l’incertitude des DRH.

Ils nous a donc semblé utile d’éclairer la situation, et de faire le point sur les questions à se poser avant de choisir une solution pour la mise en place d’une base de données unique.


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Combien d’utilisateurs devront avoir accès à ma BDU ?

Il s’agit dans un 1er temps de comptabiliser l’ensemble des personnes qui devront avoir accès à la base de données économiques et sociales de votre entreprise. Sont concernés les membres du Comité d’Entreprise, ceux du CHST, les délégués du personnel et les représentants syndicaux. C’est une première étape très importante car bon nombre des solutions qui se sont créées comme par magie facturent par utilisateur, un tarif alléchant peut vite se révéler colossal si vous devez donner accès à votre BDU à un certain nombre de personnes…

Quel support privilégier ?

base de données unique, quel support ?Selon le texte de loi, la BDU peut avoir « un support papier ou informatique ». Certes, le support papier vous évite de passer par un prestataire externe, mais la base de données unique oblige à mettre à disposition un grand nombre de documents, de l’année en cours, des deux années précédentes… et des trois années à venir ! Autant dire des milliers de documents, qu’il faudra imprimer, classer et stocker ! Cela pose aussi la question de la confidentialité et des droits d’accès : comment organiser votre BDU pour que seulement les personnes concernées puissent y accéder ? Comment mettre en place un dispositif physique pour que tous les utilisateurs ne puissent pas avoir accès à tous les documents ? Il faut aussi prendre en compte que la loi stipule que la BDU doit être « à disposition permanente des représentants du personnel ». Opter pour une solution informatique de partage de fichiers et de gestion documentaire viable et éprouvée vous assure de pouvoir échanger vos documents de façon sécurisée et de pouvoir gérer finement les droits d’accès à chaque document et pour chaque utilisateur.

Comment gérer le caractère confidentiel de certains documents ?

BDU et confidentialité

Cette question rejoint la précédente. Lors de la mise en place d’une BDU, il se pose en effet le problème de la confidentialité de certains documents, qui est difficile à gérer en optant pour un support papier… Si vous choisissez la voie de l’informatique, il faut absolument souscrire une offre qui vous permet de gérer finement les droits d’accès à chaque dossier et chaque document. Un délégué syndical n’est pas concerné par les mêmes documents qu’un membre du CE ou du CHSCT.

Quels risques sont à prévenir lors du choix du prestataire de solutions pour BDU ?

Comme dit plus haut, l’obligation par la loi de mettre en place une base de données économiques et sociales a ouvert une niche ou bon nombre de sociétés se sont engouffrées. Il est donc important de connaître les risques encourus et les problèmes qui peuvent être rencontrés en souscrivant une offre « écran », développée en seulement quelques jours :

  • une facturation par utilisateur et des tarifs rocambolesques : pour attirer les clients, ces nouvelles offres affichent des prix alléchants, il faut donc prendre garde aux notions d’engagements et estimer ce que cela va vous coûter à long terme. Attention aux mentions « 2 mois offerts » ou « 60€ pour 3 mois », elles cachent bien souvent des périodes d’engagement longues ou des tarifs beaucoup plus élevés. Autre point à vérifier, la tarification par nombre d’utilisateur, un tarif peut sembler très bas, tout simplement parce qu’il correspond à une offre pour 5 utilisateurs seulement…
  • une gestion des droits d’accès et une confidentialité quasi inexistante : ces solutions pour BDU, bien souvent développées par des sociétés dont l’activité principale est totalement extérieure à la gestion documentaire informatisée, ont des fonctionnalités très limitées. Certaines n’offrent aucune possibilité de gérer les droits d’accès des utilisateurs, et ne proposent que de très faibles garanties quant à la sécurité de vos données. Il est primordial de pouvoir octroyer des droits différents en fonction des utilisateurs : pouvoir autoriser seulement la consultation à certaines personnes permet d’éviter que des collaborateurs malveillants téléchargent des documents confidentiels et les diffuse à des tierces personnes, vos concurrents par exemple. Pour aller plus loin, des solutions complètes vous permettent de disposer de journaux d’événements, afin d’être toujours informés des actions de chacun sur votre BDU.
  • la réversibilité de vos données impossible : vous devez également vous assurer que vous pouvez à tout moment retirer vos documents de la solution choisie ! Pour ce faire, préférez un service dans lequel vous pouvez partager des documents que vous aurez rédigé sur votre ordinateur, et non pas directement saisi dans le logiciel BDU auquel vous aurez souscrit.
  • aucune expérience dans la gestion documentaire et le partage de fichiers : bon nombre d’entreprises se sont placées sur ce nouveau besoin. A vous de vérifier si elles ont une expérience dans le partage de documents et l’échange informatisé d’informations : le jour où vous contacterez l’assistance, comment votre interlocuteur pourra-t-il répondre à votre problème si ce n’est pas son métier ? Une expérience reconnue et une solution éprouvée seront une garantie de sérieux, de savoir-faire, et de sécurité pour vos documents. Elles seront de plus le reflet de la robustesse du logiciel édité par le prestataire : une utilisation fluide et puissante, et un fonctionnement garanti dès l’ouverture du service.
  • des services limités pour une utilisation à long terme : mettre en place une BDU est un travail laborieux, il faut rassembler et classer de nombreux documents, créer des utilisateurs, octroyer des droits d’accès en fonction des documents… Gardez bien à l’esprit qu’une fois que vous aurez choisi une solution, si elle ne vous satisfait pas et que vous souhaitez changer de prestataire, il faudra recommencer ce processus de mise en place. Autant opter pour une solution complète dès le début. Elle doit avoir une capacité de stockage suffisante, et vous permettre de faire évoluer votre offre dans le temps : augmenter son volume de stockage, et le nombre d’utilisateurs par exemple.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la base de données unique, nous vous invitons à lire notre précédent article qui présente les points clés de la législation. Nous vous conseillons également de télécharger notre livre blanc sur la BDU, qui vous aidera à y voir plus clair quant aux fonctionnalités nécessaires pour une bonne mise en place et une gestion à long terme de votre BDES.

NetExplorer, avec son expérience de plus de 7 ans dans le développement de solutions de partage de fichiers et de stockage en ligne, a édité une solution BDU. Vous retrouverez ses fonctionnalités dans le livre blanc. Vous pourrez également la tester gratuitement pendant 30 jours. Profitez-en !


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