L’Union Européenne réforme la protection des données personnelles

Suite aux scandales d’espionnage des données personnelles stockées par les géants américains du Cloud, aussi bien dans qu’en dehors du territoire des Etats-Unis, l’Union Européenne devrait avoir bouclé une réforme d’ici la fin de l’année.

Le Parlement Européen a validé l’harmonisation, telle que préconisée par la Commission Européenne, des règles de protection des données dans tous les Etats membres. Cette nouvelle règlementation sera appliquée à l’ensemble des organisations, et permettra de mieux protéger les données personnelles des quelques 500 millions de citoyens de l’UE. Les acteurs du public comme du privé sont concernés, d’autant plus que cette réforme ne laissera pas envisageable la non-conformité : les pénalités applicables pourront en effet aller jusqu’à 100 millions d’euros, ou 5% du chiffre d’affaires annuel (le montant le plus élevé sera retenu).

l'Union Européenne réforme la protections des données personnelles

Infographie des résultats de l’étude commandée par Trend Micro

Les points clés de la réforme

  • Le caractère d’unicité :
    • Cette idée est simple à résumer : un continent, une loi. Les nouvelles dispositions règlementaires seront donc communes à l’ensemble des pays membres, et remplaceront la multitude des lois nationales sur la protection de données.
    • Plus qu’une seule autorité avec qui traiter, plutôt qu’une autorité différente pour chaque pays
    • Les entreprises non européennes devront se conformer à la nouvelle réforme, dans le cadre de leurs activités avec des entreprises de l’UE ou si elles gèrent des données de citoyens européens.
  • Le droit à l’oubli : grâce à ce nouveau cadre législatif, les citoyens européens bénéficieront du droit à l’oubli (les entreprises seront obligées de supprimer les données personnelles, sauf en cas de raison légitime). L’accès aux données pour les citoyens sera facilité, afin qu’ils puissent les transférer aisément d’une entreprise à l’autre. Ce droit devrait assurer une meilleure réversibilité des données.
  • Les citoyens européens seront plus informés : les entreprises seront tenues d’obtenir leur aval explicite avant de pouvoir manipuler et utiliser leurs données. Le consentement ne pourra donc plus être présupposé. A noter également, les entreprises devront informer les utilisateurs européens de toute fuite, détournement, perte ou piratage de données susceptibles de les affecter.

Les entreprises ne se préparent pas assez

Une étude réalisée par le cabinet Vanson Bourne sur la commande de Trend Micro révèle en effet que peu d’entreprises anticipent cette nouvelle règlementation. Elle a été menée auprès de 850 responsables informatiques au cours du mois d’avril dernier, répartis comme suit : 250 personnes au Royaume-Uni, 100 en France, et dans les autres pays ci-contre. Il ressort des résultats de cette enquête une méconnaissance de la nouvelle règlementation de la part des entreprises :

  • 15% des entreprises répondantes ignorent devoir respecter une quelconque législation en matière de protection des données
  • près de la moitié des répondants ne connaissent pas les pénalités et amendes qui peuvent leur être infligées
  • et pour ceux qui connaissent leur existence, ils sont tout de même 38% à en ignorer le montant
  • seulement 13% des entreprises interrogées estiment avoir une « très bonne » compréhension de la nouvelle réforme

Planifier l’impact de la nouvelle réforme, pour une conformité totale

Mettre aux normes son système actuel selon des dispositions règlementaires qui ne sont pas encore ratifiées peut paraître précipité. Pourtant, si la date de ratification n’est pas encore connue, les entreprises pourraient bien être tenues de s’y conformer dès le début de l’année prochaine. En outre, il semble peu probable, compte tenu des scandales de vol et d’espionnage des données, que l’Union Européenne fasse marche arrière. Evaluer son système actuel et planifier des actions correctives pourraient n’être que bénéfiques pour les entreprises européennes. Cela peut passer par des investissements dans la sécurité informatique de leur système, une formation plus important des collaborateurs sur la protection des données, ou encore une assurance professionnelle plus fournie en cas de piratage.

A prendre aussi en considération : les entreprises traitant les données de plus de 5000 personnes seront tenues de nommer un délégué dédié à la sécurité des données.

Nos conseils en tant qu’experts

Il est primordial pour les entreprises qui manipulent des données personnelles de leurs clients de se tourner vers des prestataires de confiance. Si elles stockent ces informations dans le Cloud, nous leur conseillons vivement de vérifier si leur prestataire actuel les héberge en Union Européenne, voire en France, mais aussi de s’assurer qu’il soit lui même européen (ou français), comme c’est le cas avec NetExplorer. Dans un second temps, vous devez également établir un cahier des charges en matière de sécurité des données de vos clients (chiffrement des données, architecture en Cloud privé ; sauvegarde quotidienne ; tests d’intrusion ; politique de sécurité réseau, applicative et physique…). Enfin, le meilleur moyen de pouvoir se mettre en conformité reste tout simplement de s’informer sur ces nouvelles dispositions règlementaires.

La sécurité de vos données est le coeur de notre métier. Pour en savoir plus sur nos garanties, nous vous invitons à télécharger notre plaquette. Vous pouvez également nous contacter, pour plus d’informations.

Comment mettre en place une base de données unique ?

BDU / BDES : quelles questions se poser pour choisir LA bonne solution ?

Obligatoire depuis le 14 juin dernier, la base de données unique est encore très peu mise en place dans les entreprises. Voici un article qui devrait aiguiller bon nombre de DRH…

La base de données économiques et sociales unique (ou BDU/BDES) est obligatoire depuis le 14 juin 2014 dans les entreprises de plus de 300 salariés, et le sera le 14 juin 2015 pour celles de plus de 50 salariés. Introduite par l’ANI et la loi de sécurisation de l’emploi, elle doit servir de base documentaire et de diffusion d’informations envers les représentants du personnel (CE, CHSCT, délégués syndicaux).

Si le texte de loi liste les documents et les rubriques qui doivent être présents dans la BDU, ainsi que les personnes qui doivent y avoir accès, il reste flou quant à la mise en place « physique » de la base de données unique. En outre, la multitude d’offres sponsorisées apparaissant sur les recherches Internet, provenant de sociétés plus ou moins spécialisées dans la gestion documentaires, et à des tarifs allant d’un extrême à l’autre, accentuent l’incertitude des DRH.

Ils nous a donc semblé utile d’éclairer la situation, et de faire le point sur les questions à se poser avant de choisir une solution pour la mise en place d’une base de données unique.


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Combien d’utilisateurs devront avoir accès à ma BDU ?

Il s’agit dans un 1er temps de comptabiliser l’ensemble des personnes qui devront avoir accès à la base de données économiques et sociales de votre entreprise. Sont concernés les membres du Comité d’Entreprise, ceux du CHST, les délégués du personnel et les représentants syndicaux. C’est une première étape très importante car bon nombre des solutions qui se sont créées comme par magie facturent par utilisateur, un tarif alléchant peut vite se révéler colossal si vous devez donner accès à votre BDU à un certain nombre de personnes…

Quel support privilégier ?

base de données unique, quel support ?Selon le texte de loi, la BDU peut avoir « un support papier ou informatique ». Certes, le support papier vous évite de passer par un prestataire externe, mais la base de données unique oblige à mettre à disposition un grand nombre de documents, de l’année en cours, des deux années précédentes… et des trois années à venir ! Autant dire des milliers de documents, qu’il faudra imprimer, classer et stocker ! Cela pose aussi la question de la confidentialité et des droits d’accès : comment organiser votre BDU pour que seulement les personnes concernées puissent y accéder ? Comment mettre en place un dispositif physique pour que tous les utilisateurs ne puissent pas avoir accès à tous les documents ? Il faut aussi prendre en compte que la loi stipule que la BDU doit être « à disposition permanente des représentants du personnel ». Opter pour une solution informatique de partage de fichiers et de gestion documentaire viable et éprouvée vous assure de pouvoir échanger vos documents de façon sécurisée et de pouvoir gérer finement les droits d’accès à chaque document et pour chaque utilisateur.

Comment gérer le caractère confidentiel de certains documents ?

BDU et confidentialité

Cette question rejoint la précédente. Lors de la mise en place d’une BDU, il se pose en effet le problème de la confidentialité de certains documents, qui est difficile à gérer en optant pour un support papier… Si vous choisissez la voie de l’informatique, il faut absolument souscrire une offre qui vous permet de gérer finement les droits d’accès à chaque dossier et chaque document. Un délégué syndical n’est pas concerné par les mêmes documents qu’un membre du CE ou du CHSCT.

Quels risques sont à prévenir lors du choix du prestataire de solutions pour BDU ?

Comme dit plus haut, l’obligation par la loi de mettre en place une base de données économiques et sociales a ouvert une niche ou bon nombre de sociétés se sont engouffrées. Il est donc important de connaître les risques encourus et les problèmes qui peuvent être rencontrés en souscrivant une offre « écran », développée en seulement quelques jours :

  • une facturation par utilisateur et des tarifs rocambolesques : pour attirer les clients, ces nouvelles offres affichent des prix alléchants, il faut donc prendre garde aux notions d’engagements et estimer ce que cela va vous coûter à long terme. Attention aux mentions « 2 mois offerts » ou « 60€ pour 3 mois », elles cachent bien souvent des périodes d’engagement longues ou des tarifs beaucoup plus élevés. Autre point à vérifier, la tarification par nombre d’utilisateur, un tarif peut sembler très bas, tout simplement parce qu’il correspond à une offre pour 5 utilisateurs seulement…
  • une gestion des droits d’accès et une confidentialité quasi inexistante : ces solutions pour BDU, bien souvent développées par des sociétés dont l’activité principale est totalement extérieure à la gestion documentaire informatisée, ont des fonctionnalités très limitées. Certaines n’offrent aucune possibilité de gérer les droits d’accès des utilisateurs, et ne proposent que de très faibles garanties quant à la sécurité de vos données. Il est primordial de pouvoir octroyer des droits différents en fonction des utilisateurs : pouvoir autoriser seulement la consultation à certaines personnes permet d’éviter que des collaborateurs malveillants téléchargent des documents confidentiels et les diffuse à des tierces personnes, vos concurrents par exemple. Pour aller plus loin, des solutions complètes vous permettent de disposer de journaux d’événements, afin d’être toujours informés des actions de chacun sur votre BDU.
  • la réversibilité de vos données impossible : vous devez également vous assurer que vous pouvez à tout moment retirer vos documents de la solution choisie ! Pour ce faire, préférez un service dans lequel vous pouvez partager des documents que vous aurez rédigé sur votre ordinateur, et non pas directement saisi dans le logiciel BDU auquel vous aurez souscrit.
  • aucune expérience dans la gestion documentaire et le partage de fichiers : bon nombre d’entreprises se sont placées sur ce nouveau besoin. A vous de vérifier si elles ont une expérience dans le partage de documents et l’échange informatisé d’informations : le jour où vous contacterez l’assistance, comment votre interlocuteur pourra-t-il répondre à votre problème si ce n’est pas son métier ? Une expérience reconnue et une solution éprouvée seront une garantie de sérieux, de savoir-faire, et de sécurité pour vos documents. Elles seront de plus le reflet de la robustesse du logiciel édité par le prestataire : une utilisation fluide et puissante, et un fonctionnement garanti dès l’ouverture du service.
  • des services limités pour une utilisation à long terme : mettre en place une BDU est un travail laborieux, il faut rassembler et classer de nombreux documents, créer des utilisateurs, octroyer des droits d’accès en fonction des documents… Gardez bien à l’esprit qu’une fois que vous aurez choisi une solution, si elle ne vous satisfait pas et que vous souhaitez changer de prestataire, il faudra recommencer ce processus de mise en place. Autant opter pour une solution complète dès le début. Elle doit avoir une capacité de stockage suffisante, et vous permettre de faire évoluer votre offre dans le temps : augmenter son volume de stockage, et le nombre d’utilisateurs par exemple.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la base de données unique, nous vous invitons à lire notre précédent article qui présente les points clés de la législation. Nous vous conseillons également de télécharger notre livre blanc sur la BDU, qui vous aidera à y voir plus clair quant aux fonctionnalités nécessaires pour une bonne mise en place et une gestion à long terme de votre BDES.

NetExplorer, avec son expérience de plus de 7 ans dans le développement de solutions de partage de fichiers et de stockage en ligne, a édité une solution BDU. Vous retrouverez ses fonctionnalités dans le livre blanc. Vous pourrez également la tester gratuitement pendant 30 jours. Profitez-en !


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Cloud Computing : quelle démarche pour choisir la bonne solution ?

Comment réussir mon passage au Cloud Computing ?

Les données des entreprises sont bien souvent ce qu’elles ont de plus précieux, les stocker dans le Cloud peut légitimement susciter des craintes et soulever un grand nombre d’interrogations.

Pour vous aider à y avoir plus clair, nos experts vous éclairent quant aux questions à se poser avant de souscrire une offre de Cloud :

Cloud

  • quel modèle de services choisir ?
  • quelles sont les différences entre le Cloud public, privé et hybride ?
  • quelles questions se poser pour choisir son prestataire ?

Pour vous répondre, notre équipe s’est appuyée sur les exigences de ses clients et son expérience de plus de 7 ans dans la fourniture de services de partage de fichiers, de travail collaboratif et de stockage en ligne. Voici nos conseils pour vous accompagner dans votre passage au Cloud Computing.

Identifiez clairement les données qui passeront dans le Cloud

Il s’agit dans un premier temps de déterminer quelles données de votre entreprise seront stockées dans le Cloud. Ce peut être des données personnelles (celles de vos collaborateurs par exemple), des données stratégiques pour l’entreprise (les liasses fiscales, les documents comptables…), des données sensibles (au sens des articles 8 et 9 de la loi Informatique et Libertés)… Allez vous stocker l’ensemble de vos données dans le Cloud ou seulement une partie ? Dans le cas où seulement une part est transférée, comme par exemple le logiciel de messagerie, vous devez vous assurer que les traitements passés dans le Cloud ne risquent pas d’inclure des données d’autres traitements qui n’ont pas migré. Si nous gardons comme exemple l’utilisation d’une messagerie « Cloud » il faudra tenir compte que les collaborateurs peuvent échanger par email des contenus stratégiques pour l’entreprise, qui eux n’auront pas migrés. Prenez également garde à vérifier si les données que vous voulez stocker dans le Cloud ne sont pas soumises à une législation particulière, comme c’est le cas pour les données bancaires.

Définissez vos exigences de sécurité

Compte tenu des actualités liées aux vols de données et à l’espionnage de la NSA, vous devez impérativement réfléchir sur vos exigences en matière de sécurité pour évaluer les offres des différents prestataires de solutions Cloud :

  • les contraintes légales : où souhaitez-vous que vos données soient stockées ? (en France, en Europe, aux Etats-Unis…), quelles garanties en matière de sécurité et de confidentialité peut vous apporter tel ou tel prestataire ? (chiffrement des données, sécurité des datacenters…)
  • les contraintes pratiques : quel taux de disponibilité souhaitez-vous ? est-il possible de récupérer vos données si vous souhaitez changer de fournisseur de solutions Cloud ?
  • les contraintes techniques : l’offre des prestataires est-elle compatible avec votre environnement actuel ?

Choisissez un fournisseur de Cloud à l’abri des risques

Les principaux risques du Cloud Computing auxquels vous devez prendre garde lors de votre choix de prestataire sont les suivants :

  • perte de gouvernance sur le traitement : le prestataire soustraite-t-il le stockage de vos données ?
  • réversibilité des données : vais-je pouvoir retirer facilement mes données des serveurs du prestataire choisi ?
  • réquisitions judiciaires et localisation des données : les autorités américaines ont un droit de regard sur toutes les données stockées aux Etats-Unis ou par un prestataire américain quel que soit le lieu géographique où se trouvent leurs serveurs, il est donc conseillé de préférer un fournisseur français, avec des Datacenters localisés en France
  • gestion des droits d’accès : l’offre a laquelle je souscris me permet-t-elle une gestion fine des droits d’accès par document et par utilisateur ?
  • disponibilité du service : le prestataire garantie-t-il un taux de disponibilité du service suffisant ?
  • bonne santé du prestataire : est-il susceptible de fermer son service ou d’être racheté par un tiers ?
  • conformité réglementaire : est-il conforme aux normes de sécurité (notamment européennes) ?

 SaaS, PaaS, IaaS, quel modèle de services choisir ?

Il existe différentes offres de services de Cloud Computing sur le marché, qui peuvent être distinguées selon 3 modèles :

    • SaaS PaaS IaaSIaaS « Infrastructure as a Service » : c’est le service Cloud de plus bas niveau, il offre un accès à un parc informatique virtualisé (des serveurs dans un Datacenter) dans lequel vous pouvez installer un système d’exploitation et des applications. Ce modèle de services est en général réservé à des experts techniques.
  • PaaS « Platform as a Service » : c’est une « couche » supplémentaire dans le Cloud qui se « pose » sur l’IaaS. Ici, le prestataire fourni aussi le système d’exploitation, mais le client a toujours le contrôle des applications. Ce modèle convient a des développeurs, mais peut être trop complexe pour des utilisateurs qui n’ont pas de connaissances particulières en informatique.
  • SaaS « Sowftware as a Service » : c’est la « couche » finale du Cloud, la plus complète et la plus simple à appréhender pour l’utilisateur. Les applications sont également fournies par le prestataire. Les utilisateurs y accèdent via une plateforme, depuis n’importe quel navigateur web, grâce à un identifiant et un mot de passe. C’est une solution de Cloud clé en main où le client n’a pas à se soucier d’effectuer de mises à jour ou de maintenance matérielle. Il convient à tous types d’utilisateurs, même aux novices en informatique.

Cloud public, privé ou hybride, quel modèle de déploiement adopter ?

Lors de la souscription d’une solution de Cloud Computing, vous devez choisir quel modèle de déploiement correspond le mieux à vos attentes.

  • le Cloud « Public » : le service est partagé et mutualisé entre de nombreux clients
  • le Cloud « Privé » : chaque plateforme client est totalement indépendante des autres afin d’assurer une séparation étanche entre les espaces de stockage, c’est le modèle de déploiement avec les plus hautes garanties de sécurité et de confidentialité
  • le Cloud « Hybride » : le service est partiellement dans un Cloud Public et partiellement dans un Cloud Privé (ressources matérielles partagées mais l’espace de stockage est cloisonné par client)

 Pour en savoir plus, nous vous invitons à lire en détails les recommandations de la CNIL pour les entreprises qui envisagent de souscrire à des services de Cloud Computing.

Focus sur NetExplorer, la solution Cloud Made In France

  • NetExplorer est une solution française SaaS clé en main et sécurisée
  • elle est architecturée en Cloud privé, ce qui signifie que chaque instance client est cloisonnée vis à vis des autres clients
  • ses Datacenters sont situés en France en région parisienne : ils sont soumis à la législation française, et vos données sont donc à l’abri du droit de regard des autorités étrangères (notamment américaines)
  • le taux de disponibilité est garanti jusqu’à 99,99 %, ce qui est le maximum sur le marché
  • notre solution vous offre une gestion fine des droits d’accès : vous pouvez octroyer des droits sur chaque dossier, chaque document, et en fonction de chaque utilisateur, pour un partage de fichiers sécurisé
  • nous assurons la qualité de nos services grâce à un contrôle total de la solution, du développement à l’infrastructure d’hébergement : la réversibilité de vos données est garantie, et vous pouvez récupérer un document ou une plateforme entière jusqu’à 30 jours suivants sa suppression
  • grâce à l’API fournie avec NetExplorer, vous pouvez harmonieusement coupler NetExplorer avec votre environnement actuel
  • pour toujours plus de sécurité de vos données, NetExplorer peut vous fournir un niveau de protection certifié PCI DSS, qui s’applique normalement aux données bancaires
  • NetExplorer est adoptée par plus de 800 entreprises et 150 000 utilisateurs quotidiens dans le monde

 

Cloud privé NetExplorer

Pour plus d’informations sur NetExplorer, vous pouvez vous rendre sur notre site Internet www.netexplorer.fr et télécharger notre plaquette.

Personnalisation totale : votre plateforme, vos couleurs.

Boostez l’image de votre entreprise !

Avec les outils de personnalisation de NetExplorer, renforcez votre image auprès de vos parties prenantes, et fédérez vos collaborateurs.

Selon le PAC CloudIndex de juin 2014, 19% des entreprises recherchent la personnalisation des services lors de leur souscription à une solution de Cloud Computing. Et pour cause, la plateforme collaborative sur laquelle vous partagez des documents avec vos clients est la première carte de visite de votre société, et vos collaborateurs l’utilisent quotidiennement comme support de travail.

Grâce à NetExplorer, votre plateforme de partage de fichiers s’habille avec votre logo, vos couleurs, et vos visuels. Vous pouvez également choisir une adresse d’accès personnalisée, avec le nom de votre société comme domaine, pour une plateforme toujours plus personnalisée.

Pourquoi un tel travail de personnalisation et d’esthétisme ?

Et bien tout d’abord parce que votre plateforme est la source de vos échanges avec vos parties prenantes (clients, fournisseurs, organismes publics…). Une plateforme personnalisée et esthétique sera le reflet de l’innovation et du dynamisme de votre entreprise. En rendant obsolètes les méthodes traditionnelles de gestion de fichiers de vos concurrents, elle vous apportera une image de professionnalisme, et un élément de différenciation.

Outre vos partenaires, les utilisateurs principaux de votre plateforme sont les collaborateurs de votre entreprise. En leur offrant un outil de travail collaboratif à l’image de votre entreprise, de sa culture et de ses valeurs, vous favoriserez la collaboration de vos employés.

Pour personnaliser votre plateforme NetExplorer, rien de plus simple : dès que votre plateforme collaborative est mise en place, un simple clic depuis votre espace administrateur vous permet de choisir les couleurs du thème, et d’intégrer votre logo ! Félicitions, vous avez mis en place un outil de partage avec vos clients et vos collaborateurs à l’image de votre entreprise, en moins d’une minute.

Fédérez l’ensemble de vos utilisateurs et favorisez leur adhésion aux projets de votre entreprise !

exemple de personnalisation : Plateforme personnalisée Handicap International

Page d’authentification à la plateforme personnalisée d’Handicap International

Livre Blanc : Le Cloud, une nouvelle source de performance pour votre entreprise

Tous les avantages du Cloud Computing en moins de 5 minutes avec NetExplorer

Nous avons rédigé pour vous notre tout nouveau livre blanc, qui s’intitule « Le Cloud, une nouvelle source de performance pour votre entreprise ».

 

 

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« Dans un contexte économique délicat, il est primordial pour une entreprise de posséder le maximum d’atouts. A l’image d’une partie de poker, chaque carte en main est importante, et l’on avance dans le jeu sans connaître celles de nos adversaires. En termes business, une entreprise doit maîtriser sa gestion, ses coûts et son organisation pour atteindre un niveau optimal de productivité, la concurrence ne lui laissant aucun répit. Ces facteurs doivent sans arrêt être améliorés pour rester compétitif, et assurer sa survie sur le marché. Le Cloud, par le partage de fichiers et le travail collaboratif, est une réelle révolution dans la gestion et l’organisation des entreprises. En répondant aux besoins de productivité et de rendement, il confère aux organisations l’ayant adopté un véritable caractère distinctif. Elles disposent alors d’une  carte maîtresse face à leurs concurrents, et augmentent leurs   chances de gagner la partie… ».

Notre Livre Blanc s’adresse aussi bien à ceux déjà convaincus par le nuage qu’à ceux qui hésitent encore à se lancer. Dans un langage simple et à la portée de tous, il permet un tour d’horizon rapide de tous les avantages du Cloud.

Apprenez tout ce qu’il y a à savoir sur le Cloud Computing et ses fonctionnalités : partage de fichiers, travail collaboratif, envoi de documents volumineux, stockage en ligne, synchronisation… Identifiez des situations et des problèmes que vous rencontrez quotidiennement dans votre travail, et découvrez comment le Cloud permet de les solutionner.


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Vous saurez alors en quoi le Cloud est une nouvelle source de performance pour toutes les entreprises en 10 points :

  • Productivité
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  • Sécurité
  • Mobilité
  • Simplicité
  • Team Working
  • Coûts & Transparence
  • Contrôle
  • Flexibilité
  • Image

 

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Pour en savoir plus sur le Cloud, consultez régulièrement notre blog, nos experts commentent quotidiennement l’actualité du numérique.

Découvrez aussi notre site Internet pour plus d’information sur NetExplorer, notre solution de partage de fichiers, travail collaboratif et stockage en ligne.

Vous pouvez également nous contacter ici pour toute demande d’information sur le Cloud Computing.