La base de données unique : exemple à suivre pour réussir sa mise en place

base de données unique exemple

Créée par l’ANI et la loi de sécurisation de l’emploi, la base de données unique (BDU) ou base de données économiques et sociales (BDES), regroupe l’ensemble des informations que l’employeur est tenu de remettre aux représentants du personnel.

Alors que la date légale de sa mise en place pour les entreprises de plus de 300 salariés est déjà passée (le 14 juin dernier), la BDU reste un challenge pour les PME de plus de 50 collaborateurs, qui ont jusqu’au 14 juin 2015 pour être conformes à loi. Quelles sont les étapes clés de sa mise en place ? Quelles règles faut-il suivre ?

 


 

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La base de données unique : rappel

A terme, la BDU, qui a pour vocation d’être un outil au service du dialogue social, doit permettre de :

  • constituer une base à l’information et à la consultation des représentants du personnel sur les orientations stratégiques de l’entreprise
  • leur permettre d’avoir une vision claire sur la construction et la distribution de la valeur ajoutée
  • mettre à disposition du comité d’entreprise (CE) des informations qui lui seront transmises de manière récurrente

Si la base de données unique est obligatoire pour toutes le entreprises dont l’effectif est supérieur à 300 salariés depuis le 14 juin dernier, elle le devient cette année pour les PME de plus de 50 collaborateurs. Elles devront avoir mis en place la BDU au plus tard le 14 juin 2015. Son implantation devra s’étendre au niveau de l’entreprise, ou bien selon un accord, au niveau du groupe. Dans les deux cas, il pourra être prévu des modalités d’accès, de consultation et d’utilisation par les personnes autorisées. Outre le chef d’entreprise et ses collaborateurs autorisés, la BDU est à la disposition permanente des membres du comité d’entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel, des membres du comité central d’entreprise s’il existe, des membres du CHSCT (Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail), sans qu’il soit mentionné de restriction entre suppléants et titulaires, ainsi que des délégués syndicaux. Enfin, la base de données unique doit être alimentée et mise à jour. L’employeur est tenu d’informer les personnes autorisées des actualisations de la BDU, selon les modalités de son choix.

Le texte de loi laisse beaucoup de liberté à l’employeur quant à la forme que peut prendre la base de données unique au sein de l’entreprise. Voici quelques règles à suivre pour choisir la solution la plus efficiente.

Choisir une solution BDU/BDES qui s’adapte à l’environnement actuel de l’entreprise

Selon le texte de loi, la BDU peut avoir « un support papier ou informatique ». Certes, le support papier évite de passer par un prestataire externe, mais la base de données unique oblige à mettre à disposition de toutes les IRP un grand nombre de documents. Opter pour un support informatique semble donc être la décision la plus appropriée. Néanmoins, la majorité des éditeurs qui accompagnent les entreprises dans la mise en place de leur BDU/BDES imposent un format particulier pour les documents. Pourtant chaque entreprise a son propre mode de fonctionnement, certaines utilisent Excel et Word tandis que  d’autres préfèrent se servir de leur logiciel RH. De plus, beaucoup d’entre elles ont déjà formalisé des documents qui doivent être contenus dans la base de données unique. Opter pour une solution imposant son propre format, c’est réaliser une pure perte de temps pour votre service RH (ressaisir l’ensemble des documents existants par exemple). Par ailleurs, les représentants du personnel risquent d’être perturbés par cette nouvelle formalisation, alors que le but de la BDES est de favoriser le dialogue social, et non pas de créer de nouveaux conflits.

S’assurer que le caractère confidentiel des données est respecté

Les orientations stratégiques et financières de l’entreprise revêtent un caractère strictement confidentiel, il est donc primordial d’opter pour une solution qui respecte cette confidentialité. Des options ou des fonctionnalités permettant par exemple de gérer finement les droits d’accès aux documents contenus dans la BDU sont indispensables ! Il doit être possible de pouvoir choisir si le document peut être téléchargé ou bien s’il est seulement disponible en consultation, ce mode bloquant ainsi l’impression et la rediffusion d’un document.  Par ailleurs, le système utilisé doit fournir une traçabilité totale sur les actions réalisées dans la BDES : quel utilisateur s’est connecté, quand et depuis où ? Quel document a été téléchargé, et par qui ? Combien de fois un fichier a-t-il été consulté ? Enfin l’authentification forte pour accéder à la base est un élément supplémentaire garantissant la confidentialité des données.

Garder à l’esprit que la base de données unique s’inscrit dans la durée

Comme le prévoit la loi, la BDU doit être régulièrement mise à jour. Plus qu’un simple défi à relever pour les entreprises, la base de données unique a pour vocation de devenir un outil servant le dialogue social à long terme. Le choix d’un prestataire expérimenté dans le partage et la diffusion de documents est alors primordial, pour s’assurer d’une gestion efficace de sa BDU. Le risque à choisir un prestataire qui s’est positionné sur ce marché de niche sans expérience particulière dans la gestion des données confidentielles doit être pleinement réfléchi : que faire s’il met la clé sous la porte dans 2 ou 3 ans ? La base doit être alimentée tout au long de la vie de l’entreprise, et cela va vite représenter un grand nombre de documents, et donc plus d’espace de stockage : l’offre doit être adaptée aux besoins actuels, et être évolutive pour s’accorder parfaitement aux besoins futurs. Enfin, la réversibilité des données doit être étudiée avant tout engagement : sous quelles conditions l’entreprise pourra-t-elle récupérer ses fichiers si elle souhaite changer de prestataire ? Faut-il prévoir un coût ? Y aura-t-il un délai ? Dans quels formats vais-je récupérer mes données ?

La mise en place d’une BDU/BDES doit être mûrement réfléchie. Respecter quelques règles simples pour choisir un prestataire, c’est la garantie de faire de la base de données unique un véritable outil favorisant le dialogue social au sein de l’entreprise, tout en conservant la confidentialité des données partagées. N’hésitez pas à tester plusieurs solutions lorsque c’est possible, ou à demander à voir un exemple de BDU.

NetExplorer, spécialiste français du partage de fichiers collaboratif et du stockage en ligne de données professionnelles depuis 2007, propose aussi une solution pour la base de données unique. N’hésitez pas à nous contacter pour une démonstration !

 


 

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