Partager un document en ligne gratuitement en entreprise : une bonne idée ?

Partager un document en ligne gratuitement

Qui ne s’est jamais retrouvé bloqué lors de l’envoi d’un document par email car la pièce jointe était trop volumineuse ? Si ce problème est particulièrement gênant lorsque vous souhaitez partager des photos de vos vacances avec votre famille, il l’est encore plus lorsque vous voulez partager un dossier avec un client. Pour pallier ce problème, il existe différentes solutions pour partager un document en ligne.

Partager un document en ligne, une source de productivité pour vos collaborateurs

Avec des outils collaboratifs adéquats, partager des fichiers en ligne permet à vos collaborateurs d’être plus performants : ils ne sont plus dépendants de leur client mail qui limite la taille des pièces jointes, et ne perdent plus de temps à tenter d’utiliser un serveur FTP, bien souvent trop compliqué pour des utilisateurs novices en informatique. L’échange de fichiers en entreprise, lorsqu’il est réalisé avec des solutions adaptées au milieu professionnel, est alors un excellent moyen de transmettre de l’information rapidement et simplement.

Les collaborateurs peuvent ainsi partager des fichiers en ligne facilement avec des clients ou des fournisseurs par exemple, mais également entre eux. Ils ne se heurtent plus au problème de taille des documents envoyés en pièce jointe d’un email et peuvent échanger des fichiers instantanément.

Des solutions grands publics ont permis de démocratiser le partage de document en ligne. Leur simplicité et leur efficacité poussent les salariés à les utiliser dans leur vie professionnelle, d’une part parce qu’elle permettent de partager des fichiers en ligne gratuitement, et d’autre part parce que l’entreprise n’a pas forcément fournit une solution adéquate à ses collaborateurs.

Partager un document en ligne gratuitement : les solutions grands publics

La motivation première des salariés à utiliser des solutions grands publics comme Dropbox ou Google Drive est tout simplement celle de partager des fichiers volumineux et des documents trop gros pour être envoyés par email. La quantité de données échangées ne cessent de croître ainsi que la taille des documents partagés, voilà pourquoi ces solutions connaissent un succès grandissant.

Leurs principaux atouts ? La simplicité et l’efficacité. L’ergonomie et la facilité d’utilisation de ces services ont fortement contribué à la réussite de ces solutions cloud grand public. Elles sont pour la plupart compatibles avec l’ensemble des systèmes d’exploitation, que ce soit pour un desktop, un smartphone ou une tablette. Leur interface est en général plus accueillante que celles de certaines solutions professionnelles classiques souvent un peu trop tristes, et les salariés peuvent facilement accéder à leurs documents professionnels chez eux, dans les transports ou en déplacement par exemples.

Cette facilité d’accès, un des atouts majeurs des solutions cloud grand public, est cependant aussi un de ses plus gros défauts, dans le cadre d’une utilisation professionnelle. En effet, que se passera-t-il si un de vos salariés perd son téléphone, ou se fait voler son ordinateur portable ? L’individu disposant de l’appareil pourra facilement consulter, récupérer et utiliser les données de votre entreprise contenues dans ces solutions gratuites. De la même manière, elles ne proposent pas (ou peu) de gestion des droits d’accès aux documents : interdire quelqu’un de repartager votre document, de le télécharger, ou de l’imprimer par exemples. Pour proposer des services gratuits, ces solutions cloud grands publics doivent minimiser les coûts. Les données des utilisateurs sont stockées sur des cloud publics entièrement mutualisés, c’est à dire que les données de votre entreprise sont mélangées avec celles de milliers (millions !) d’utilisateurs. Elles sont également rares à proposer de la double authentification ou du chiffrement. Enfin, souvent américaines, ces solutions gratuites sont dans ce cas soumises à l’US Patriot-Act, qu’elles aient ou non des datacenters en Europe.

Très pratique et très utiles pour une utilisation personnelle, les solutions gratuites sont destinées au grand public pour certaines raisons, rendant leur utilisation peu adaptée au milieu professionnel, notamment au niveau de la sécurité des données.

Partage de fichiers en entreprise : les solutions cloud professionnelles

A l’inverse des solutions de partage de documents gratuites, les services cloud pour entreprise fournissent de réelles garanties en matière de confidentialité des données : cloud privé, infrastructure dédiée, administration fine de la plateforme de partage de fichiers, gestion des droits d’accès avancée, double authentification… Avec ces services, vos salariés peuvent partager des documents sereinement en ajoutant par exemple un mot de passe et un nombre de téléchargement maximum sur leur lien de partage. En tant qu’administrateur, vous pouvez décider de bloquer tout partage de documents par lien vers l’extérieur à certains utilisateurs et pas à d’autres etc.

En plus de garanties élevées en termes de sécurité et de confidentialité des données, les solutions cloud professionnelles vous permettent en général d’administrer et de gérer votre plateforme de partage de documents comme vous le souhaitez, en fonction de votre politique de sécurité.

Certaines d’entre elles proposent également une traçabilité des actions très poussée avec des journaux d’évènements vous permettant de connaître tous les évènements qui ont eu lieu sur votre plateforme d’échange de documents : heure de connexion et de déconnexion, création de liens de partage, téléchargements… et tout cela par utilisateur.

Des fonctionnalités supplémentaires, une confidentialité des données nettement supérieure, des capacités de stockage plus importantes et un partage de documents sans limites de taille ou de format, voilà des avantages indéniables pour un partage de documents en entreprise.

NetExplorer est une solution professionnelle de partage de fichiers et de stockage en ligne. Elle allie à la fois une interface d’administration poussée et une utilisation intuitive pour les utilisateurs finaux. N’hésitez pas à assister à une webdémo pour découvrir notre solution, et à nous contacter pour plus d’informations.

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